Pflege Buchhaltungsordner und -tabelle

Pflege Buchhaltungsordner

Für jedes Geschäftsjahr sollte ein eigener Buchhaltungsordner angelegt werden. (Vorgeschlagene Trennung hab ich mit grünem Papp-Trenner markiert.) Hier werden alle Beleg und Zahlungsnachweise abgeheftet. Dabei hat sich folgendes Ordnungsschema bewährt:

• Der Ordner wird gegliedert (z.B. mit Papp-Einlegern) nach den vorhandenen Konten, wo Geld des Vereins liegt, wie Bank, Kasse, Kreditkarte, Kautions-Konto, Verkürzter Zahlungsweg, usw.
• Zu jeder Zahlung gehört ein Beleg und zu jedem Beleg gehört eine Zahlung. Daher sollten bspw. bei der Bank hinter jedem Kontoauszugsblatt die Belege abgeheftet werden, deren Zahlungen auf dem Kontoauszugsblatt abgebildet sind. So kann schnell und einfach gesehen werden, ob alle Belege da sind.
• Die Belege je Konto werden chronologisch nach Zahldatum sortiert, unten im Ordner sind die älteren, oben die neueren Belege.
• Jeder Beleg bekommt eine Beleg-Nummer. Diese muss in dem Geschäftsjahr eindeutig sein und darf kein zweites mal vergeben werden. Die Beleg-Nummer soll die Verbindung von Zahlung, Beleg und Zeile in der Buchhaltungstabelle herstellen. Daher wird die Beleg-Nummer oben rechts auf den Beleg und ggf. auf den Zahlungsnachweis (z.B. Zeile auf dem Kontoauszug) geschrieben. Ein mögliches System für Beleg-Nummern wäre: "Buchstabe für das Konto" - "Monat" - "fortlaufende Nummer", sodass z.B. die 3. Bank-Zahlung im Juni die Beleg-Nummer B-06-03 bekommt.
• Es sollen nur Originale der Belege abgeheftet werden. Bei digitalen Belegen ist das Original die digitale Datei, ein Ausdruck des Originals sollte aber dennoch abgeheftet werden, damit schnell und einfach gesehen werden kann, ob alle Belege da sind. Wenn Originale bspw. zur Prüfung an Fördermittelgeber*innen gegeben werden, ist es sinnvoll, eine Kopie des Beleges mit dem Vermerk, wo das Original ist, im Ordner abzuheften.
• Belege wie Rechnungen vom Verein an Dritte oder Dritten an den Verein, die noch nicht bezahlt wurden, sollten ebenfalls im Buchhaltungsordner aufbewahrt werden. Hierfür kann bspw. eine Klarsichtfolie als Trenner am Anfang von jedem Konto genutzt werden. Was vor der Folie ist, sind Belege, die noch nicht gezahlt und später erst gebraucht werden. Was hinter der Folie ist, ist bezahlt und verbucht.

Belege-Pflege

• Belege und Buchhaltungsunterlagen müssen 10 Jahre aufbewahrt werden.
• Thermobelege (Kassenzettel, Zugtickets, etc.) kopieren.
• Originalbelege mit Klebestreifen daneben kleben.
• Jeder Beleg ist ein Extra-Blatt. Bei Fahrtkostenabrechnungen zum gleichen Projekt können auch mehrere Tickets auf ein Blatt.
• Sind Posten auf der Quittung, die nicht zur Abrechnung gehören, einfach durchstreichen (es muss noch lesbar sein, was gestrichen wurde) und den neuen Gesamtbetrag neben das aufgeklebte Original schreiben.
• Zu jedem Zahlungsvorgang gehört ein Beleg.
• Jeder Beleg muss eine (in diesem Jahr) eindeutige Belegnummer haben.
• Auf Rechnung und Quittungen über 250 € muss der Verein samt Anschrift als Rechnungsempfänger*in angegeben sein.

Pflege Buchhaltungstabelle

Nutzt gern eine Buchhatungstabelle mit welcher ihr gut arbeiten könnt und deren Funktionsweise ihr versteht. Falls ihr keine habt, könnt ihr gern unsere Vorlagen benutzten: https://plushumanite.de/projekte/babo-backend-out-of-the-box/ Auf der Seite findet ihr auch ein Handbuch zur Verwendung der Buchhaltungstabelle und der Projektauswertungstabelle.

Gehören zu einem Beleg oder einer Zahlungen mehrere Zeilen in den Buchhaltungstabelle, sollte die Beleg-Nummer weiter unterteilt werden in dem z.B. Kleinbuchstaben oder eine weitere Zahl angefügt werden. So bildet sich z.B. die 2. Kassenzahlung für eine Getränkerechnung im Mai als K-05-02 in der Buchhaltungstabelle als K-05-02-01 für Getränkeeinkauf und K-05-02-02 für Pfand-Ausgaben in der Buchhaltungstabelle ab.

(Unter der Spalte "Arbeitsvermerk" sind offene Aufgaben aufgeführt, die zu den jeweiligen Zahlungen oder Belegen noch geklärt bzw. erledigt werden müssen.)